تنظيم مكتب للعمل الإبداعي والمهام الإدارية

يتطلب رسم فكرة ومراجعة إيصالات المصروفات استخدامين مختلفين للمكتب نفسه. قد يحتاج العمل الإبداعي إلى سطح مفتوح والعديد من المواد في متناول اليد. قد يعتمد العمل الإداري على مستندات منظمة ولوحة مفاتيح وتسلسل واضح للإجراءات الصغيرة. تبدأ المشكلة عندما تظل مجموعتا الأدوات منتشرتين طوال اليوم.

بدلاً من محاولة عرض كل شيء مرة واحدة، قم بتصميم ترتيبي عمل يشتركان في مركز مستقر. يمكن للمكتب تغيير الوظائف من خلال عدد قليل من التبديلات المقصودة.

أبقِ المعدات الثابتة خارج عملية التبديل

ضع الشاشة والمصباح والمعدات المتصلة بحيث تعمل في كلا النشاطين. تجنب التخطيط الذي يتطلب فصل الكمبيوتر كلما أردت الرسم أو مراجعة أوراق.

اختر المنطقة التي ستغير الوظيفة. قد تكون مساحة فارغة بجانب لوحة المفاتيح أو السطح المركزي بعد انزلاق لوحة المفاتيح للخلف. تأكد من أن الكابلات تسمح بالحركة التي تتوقعها.

اترك مساحة كافية للمواد الفعلية. تحتاج المهمة الإبداعية التي تتضمن ورقًا كبيرًا إلى مساحة واضحة مختلفة عن تلك التي يتم إجراؤها باستخدام جهاز لوحي صغير. قِس مساحة المواد أثناء الاستخدام، وليس الأدوات أثناء تخزينها.

جهّز أدوات كل نشاط كمجموعة

احتفظ بالمواد الخاصة بكل وضع معًا. قد يحتوي الدرج الضحل على أدوات الرسم ودفتر الرسم الحالي. يمكن أن يحتوي المجلد على إيصالات وقائمة مرجعية والمستندات المطلوبة للجلسة الإدارية.

قم بتخزين هذه المجموعات في مكان قريب بما يكفي لاستعادتها في رحلة واحدة. إذا كان عليك فتح عدة أدراج لإعادة بناء كل نشاط، فسيظل التبديل عملاً روتينيًا.

قم بتضمين العناصر الصغيرة التي يسهل التغاضي عنها. يمكن أن تتسبب الممحاة أو المسطرة أو الكابل المحدد المستخدم مع لوح الرسم في تأخير أكثر من الأداة الكبيرة التي تذكرت إخراجها.

احفظ العمل الإبداعي غير المكتمل

لا تنتهي المهام الإبداعية دائمًا بدقة عند وصول الموعد النهائي الإداري. قبل التبديل، خذ لحظة للحفاظ على حالة العمل.

قم بتصوير ترتيب مؤقت إذا كان ذلك مفيدًا، أو ضع علامة على الصفحة التي كنت تستخدمها، أو اكتب ملاحظة قصيرة حول الفكرة التالية التي سيتم اختبارها. انقل القطع الرقيقة القابلة للتلف على لوح أو صينية إذا كان من الممكن أن تظل مجمعة هناك بأمان.

امنح العمل غير المكتمل موقعًا محميًا. قد يؤدي تحريكه أسفل كومة غير ذات صلة إلى إخلاء المكتب، لكنه قد يؤدي إلى حدوث ضرر ويجعل العودة إلى المهمة أقل جاذبية.

حدد نطاق الجلسة الإدارية

قم بإحضار المستندات الخاصة بالجلسة التي توشك على إكمالها فقط. إذا كنت تقوم بمعالجة النفقات، فتجنب إضافة نماذج غير ذات صلة لأنها تعتبر أيضًا بمثابة أعمال ورقية.

استخدم تسلسلًا واضحًا: المراجعة، والإدخال أو الإكمال، والتحقق، ثم الحفظ. احتفظ بالعناصر المكتملة منفصلة عن تلك التي لا تزال في انتظار الإجراء. التمييز البصري يمنع تكرار الفحص.

قم بإعادة المواد الإدارية إلى المخزن عند انتهاء الجلسة. يمكن للإيصالات والتذكيرات المتبقية حول حواف المهمة الإبداعية أن تستمر في جذب انتباهك إلى الالتزامات غير المكتملة.

جرّب الانتقال بين النشاطين

جرب تغييرًا واحدًا كاملاً في كل اتجاه. ضع النشاط الأول بعيدًا، وأزل البقايا والأغراض المتناثرة، ثم ضع المجموعة الثانية، واضبط المصباح أو الشاشة إذا لزم الأمر. لاحظ أي خطوة تبدو صعبة بلا داع.

تحتاج لوحة الرسم التي لا يمكن وضعها في الرف المخصص لها إلى مكان حفظ مختلف. تحتاج لوحة المفاتيح التي يعلق سلكها عند التحريك إلى مسار أفضل. قم بحل عملية النقل نفسها بدلاً من إضافة المزيد من حاويات سطح المكتب.

لا يزال بإمكانك اختيار تجميع المهام المماثلة في فترات أطول. وهذا يقلل من التبديل غير الضروري، في حين يظل الترتيب المادي جاهزًا للتغيير عندما يتطلب الجدول الزمني ذلك. يمكن لمكتب واحد أن يدعم كلاً من الإبداع المفتوح والإدارة المنظمة عندما يصل كل نشاط كاملاً ويترك سطحًا صالحًا للاستخدام.

جرّب الانتقال بعد مهمة إبداعية لم تنتهِ بعد، لا بعد إخلاء السطح تماماً. احفظ الصفحة والفكرة التالية، ثم انقل الأدوات كمجموعة إلى مكان لا يضغط عليها. عند إحضار أوراق المصروفات، افصل ما راجعته عما ينتظر التحقق حتى لا تعيد الخطوة نفسها. وبعد الجلسة الإدارية، أعد الملف كله بدلاً من ترك إيصالات متفرقة قرب الرسم.

إذا احتاج كل انتقال إلى فصل الحاسب أو إعادة توزيع المصباح من البداية، فراجع المعدات المشتركة الثابتة. أما الاختلافات الصغيرة، مثل تحريك اللوحة أو توجيه الضوء إلى الورق، فينبغي أن تتم دون شد الأسلاك أو إزاحة المواد الحساسة. هكذا يصبح التبديل نفسه جزءاً قابلاً للتكرار من تصميم المكتب.