إبعاد الأدوات المتفرقة عن لوحة المفاتيح

تتجمع بجانب لوحة المفاتيح أغراض صغيرة يبدو أن إعادتها إلى مكانها لا تستحق العناء: مقص، قلم، محول شحن، شريط قياس، إيصال. كل يصل لسبب ما، لكن كثيراً منها يبقى بعد زوال هذا السبب. في نهاية المطاف، تعمل يداك حول مجموعة من الأدوات غير ذات الصلة.

والمفتاح هو أن نفهم لماذا تتوقف تلك الأشياء عند هذا الحد. تحتاج بعض الأغراض إلى مكان حفظ أنسب. وتحتاج أغراض أخرى إلى مغادرة المكتب بالكامل. يمكن للحاوية الشاملة أن تساعدك لفترة وجيزة، لكنها لا تستطيع اتخاذ تلك القرارات نيابةً عنك.

افحص الأدوات المتجمعة حالياً

انقل العناصر السائبة إلى سطح قريب واضح وحدد كيفية وصول كل منها. قد يكون المقص قد وصل لفتح طرد، والمحول جاء به زائر، والقلم تستخدمه لتدوين ملاحظاتك اليومية.

افصل الأدوات التي تستخدمها بشكل مستمر عن الأدوات المستخدمة لمهمة قصيرة. احتفظ بالقلم اليومي بالقرب من دفتر الملاحظات إذا كان هذا هو المكان الذي يعمل فيه. خصص لمقص التغليف مكاناً بالقرب من المكان الذي يتم فيه فتح عمليات التسليم.

لا تجمع كل شيء لمجرد أنه صغير. الإيصال ومفك البراغي لهما خطوات تالية مختلفة، حتى لو كانا يشغلان نفس قطعة المكتب.

قصّر طريق إعادة الأدوات العرضية

اختر مساحة تخزين يسهل الوصول إليها بعد انتهاء المهمة. غالبًا ما يكون قسم الدرج الضحل أو الحاوية المفتوحة على الرف القريب أكثر عملية من الصندوق المعبأ بإحكام.

قم بتخزين الأجزاء ذات الصلة معًا. يجب ألا تتطلب الأداة الصغيرة ومرفقاتها عمليات بحث منفصلة في المرة التالية التي تحتاج إليها. قم بتسمية المحولات غير المألوفة حسب الغرض منها.

إذا كنت تستخدم شيئًا ما في عدة غرف، فحدد ما إذا كان له مكان ثابت واحد أم أنه ينتمي إلى مجموعة محمولة. إن السماح لمنطقة لوحة المفاتيح بأن تصبح محطته الافتراضية يعني عادةً أنه لا يمكن لأحد العثور عليه بشكل موثوق في مكان آخر.

خصص موضعاً مؤقتاً محدود السعة

استخدم صينية صغيرة للعناصر التي لا يمكن إرجاعها على الفور. ضعها خارج منطقة حركة الماوس وبعيدًا عن الحافة الأمامية للوحة المفاتيح.

حدد موعداً لمراجعة الصينية، مثل قبل الغداء أو عند انتهاء اليوم. مهمتها جمع الأغراض التي وصلت أثناء انشغالك حتى تعيدها معاً، لا أن تصبح مخزناً دائماً للأشياء المتفرقة التي لم تحسم وجهتها.

عندما تمتلئ الصينية، أفرغها قبل التفكير في زيادة سعتها. تكرار الامتلاء علامة تستحق الانتباه: إما أن أماكن الحفظ غير مريحة أو أن الأغراض تصل أسرع من اتخاذ القرارات بشأنها.

عالج تكرار وصول الأغراض من مصدره

إذا ظهرت نفس الأداة كل يوم، فابحث عن المهمة التي تأتي بها. قد يستحق شريط القياس المستخدم في مشروع حالي حاوية مشروع مؤقتة. يجب أن يعود مفك البراغي الذي تم استخدامه مرة واحدة إلى مجموعة الأدوات المنزلية.

انقل المهمة نفسها عندما يكون ذلك مناسبًا. يؤدي فتح الحزم بجانب لوحة المفاتيح بشكل طبيعي إلى ترك أدوات القطع والملصقات ومواد التعبئة والتغليف هناك. تمنع منطقة الفتح المنفصلة المجموعة بأكملها من الوصول إلى المكتب.

بالنسبة للعناصر التي تنتمي إلى شخص آخر، حدد موقع إرجاع مرئي. إن إخفاء الأشياء المستعارة بهدوء في الدرج لا يحل سوى المشكلة السطحية.

قبل الانتهاء من العمل، مرّ مرة واحدة على المنطقة حول لوحة المفاتيح. أعد الأدوات الواضحة، وقم بتوجيه الأوراق إلى الإجراء التالي، وأفرغ الصينية المؤقتة. يجب أن يتضمن ذلك الحركة، وليس سلسلة من قرارات التخزين الجديدة.

وبعد عدة أيام، لاحظ ما بقي. عادةً ما يكشف الغرض العنيد عن القاعدة المفقودة. عالج مسار هذا الغرض تحديداً، ويصبح من الأسهل إبقاء منطقة لوحة المفاتيح مفتوحة دون الحاجة إلى مسح نفس المجموعة بشكل متكرر في كومة مختلفة.

ميّز بين غرض يحتاج إلى قرار وغرض يحتاج فقط إلى العودة. المقص المعروف مكانه لا يستفيد من بقائه في الصينية المؤقتة حتى المساء إذا كانت إعادته سهلة الآن. أما محول الزائر فقد يحتاج إلى موضع تسليم واضح أو تذكير بإعادته، لا خلطه بملحقاتك. راجع محتويات الصينية في الموعد المحدد، وحدد الخطوة التالية لكل قطعة بدلاً من نقلها جميعاً إلى درج واحد.

راقب أيضاً مكان فتح الطرود. إذا كان المكتب يستقبل يومياً الشريط والمقص والملصقات، فقد يكون نقل هذه المهمة إلى موضع آخر أبسط من تخصيص مزيد من التخزين قرب لوحة المفاتيح. يعالج ذلك سبب وصول المجموعة كلها، بينما يظل القلم اليومي قريباً من الدفتر لأنه يخدم العمل المستمر فعلاً.