تخزين أدوات المكتب التي تستخدمها مرات قليلة أسبوعياً

لا يحتاج صانع الملصقات المستخدم في أيام الثلاثاء وسماعة الرأس المستخدمة للمكالمات العرضية إلى نفس مساحة التخزين التي تحتاجها لوحة المفاتيح التي تلمسها طوال اليوم. لكن ينبغي أن يسهل استرجاعها كاملة وجاهزة عند الحاجة.

تتلاءم الملحقات العرضية بشكل أفضل مع المساحة بين سطح المكتب والأرشيف: فهي قريبة بدرجة كافية للوصول السريع أو رحلة قصيرة، ولكن خارج المنطقة المستخدمة باستمرار للعمل.

رتب الأدوات بحسب طريقة استرجاعها

قم بإدراج الملحقات التي تستخدمها عدة مرات كل أسبوع والمهام التي تدعمها. قد ينتمي كل من قارئ البطاقات أو جهاز التحكم عن بعد للعروض التقديمية أو الدباسة أو لوح الرسم الصغير إلى هذه المجموعة.

لاحظ العناصر التي يتم استخدامها معًا. يشكل الكمبيوتر اللوحي والكابل الخاص به مجموعة عمل واحدة على الرغم من أن أحدهما جهاز والآخر عبارة عن كابل. تخزينها في فئات منفصلة يمكن أن يجعل استرجاعها معقدًا بلا داع.

احتفظ بالأدوات اليومية الحقيقية بالقرب منك وبالمعدات النادرة بعيدًا. وهذا يمنح مجموعة الاستخدام العرضي مستوى واضحًا من الوصول بدلاً من وضع كل غرض في الدرج نفسه.

اختر تخزيناً يكشف المحتويات

يسهل الدرج الضحل أو الصندوق الصغير المفتوح أو قسم الرف المسمى معرفة ما إذا كانت الأداة موجودة أم لا. تشجع الحاويات العميقة على تكديس وإخفاء الملحقات التي تريدها أسفل الأغراض غير ذات الصلة.

استخدم الفواصل فقط عندما تمنع الخلط الفعلي. يمكن أن يكون الدرج المملوء بحجيرات صغيرة محبطًا مثل الكومة غير المنظمة إذا لم تكن أدواتك مناسبة بشكل طبيعي.

قم بقياس الأدوات غير المنتظمة الشكل قبل اختيار الحاوية. يجب أن يتناسب الملحق دون ثني الكابل بشكل حاد أو إجبارك على إزالة المعدات الأخرى أولاً.

احفظ مجموعة الاستخدام كاملة

احتفظ بالمحولات والكابلات والمرفقات الصغيرة المطلوبة مع الأداة الأساسية. يمكن أن تكون الحقيبة البسيطة مناسبة بشكل جيد لعنصر يغادر الغرفة أو يحتوي على عدة أجزاء فضفاضة.

بالنسبة للملحق القابل لإعادة الشحن، قم بإنشاء روتين شحن يتبع تعليماته. قم بتخزينه في مكان مناسب للتهوية والوصول إليه؛ لا تفترض أنه يجب شحنه داخل كيس مغلق.

ضع ملصق تعريف مختصر على المكونات غير المألوفة. يجب أن يصف الملصق ما تنتمي إليه القطعة، حتى تتمكن من إعادتها بشكل صحيح بعد المهمة دون إعادة بناء تاريخها.

سهّل الإعادة مثل الاسترجاع

اترك مساحة مفتوحة كافية في موقع التخزين للعودة السريعة. إذا كان يجب تعبئة الحاوية بترتيب دقيق، فمن المرجح أن تضع الملحق على المكتب حتى وقت لاحق.

اختر الأغطية بشكل انتقائي. يمكن أن يحمي الغطاء المحتويات ويجعل الرف يبدو أكثر هدوءًا، لكنه يضيف خطوة أخرى للوصول. بالنسبة للأدوات المستخدمة عدة مرات في الأسبوع، قد تكون الحجرة المفتوحة التي يمكن الوصول إليها أكثر عملية.

احتفظ بموقع التخزين ضمن مسار العمل العادي. عادةً ما يعمل الرف الموجود بالقرب من المكتب أو الدرج الذي يمكنك فتحه من الكرسي بشكل أفضل من الصندوق الموجود في خزانة بعيدة.

راجع المجموعة عندما يتغير العمل

بعد بضعة أسابيع، ابحث عن الملحقات التي بقيت خارجًا. ربما أصبحت أدوات يومية، أو قد يكون تخزينها غير مناسب. اضبط موقعها بناءً على الاستخدام الفعلي.

ابحث عن النمط المعاكس أيضًا: العناصر التي لم تستردها على الإطلاق. انقل المعدات التي نادرًا ما تستخدم إلى مساحة تخزين طويلة الأمد حتى لا تشغل الدرج الذي يسهل الوصول إليه.

يجب أن تكون الأداة العرضية سهلة الإخراج وسهلة الإعادة إلى مكانها. عندما تحتوي مجموعة العمل الكاملة على مكان واضح يتسع لإعادتها بسهولة، يمكنك إبقاء سطح المكتب متاحًا للعمل الحالي دون تحويل كل مهمة أقل تكرارًا إلى بحث عبر المعدات المنسية.

خذ أداة تستخدمها أسبوعياً وجرّب استرجاعها كمجموعة مكتملة. بالنسبة لقارئ البطاقات، يجب أن يظهر معه الكابل الذي يحتاجه لا ثلاثة أسلاك متشابهة تتطلب الاختبار كل مرة. ضع وصفاً يذكر الجهاز أو المهمة، ثم تحقق من أن الحافظة تتسع للأجزاء دون ضغط على الموصلات. لا تقاس سهولة التخزين بقدرتك على إدخال الأشياء بإحكام، وإنما بإمكانك أخذ الأداة وإعادتها وأنت منشغل.

إذا بقيت السماعة خارج مكانها طوال الأسبوع، فراجع إن كانت قد أصبحت أداة يومية. عندئذٍ يستحق مكانها أن يقترب، بينما تنتقل أداة لم تستعملها منذ أسابيع إلى تخزين أبعد. هذا التبديل يحافظ على الدرج السهل للأغراض التي تحتاجه فعلاً، بدلاً من تثبيت ترتيب لم يعد يناسب مهامك.